Pentru un producător român de panificație și patiserie, o comandă nu este niciodată doar o înregistrare comercială. Ea declanșează planificarea producției, generarea loturilor, organizarea paleților, rutele de livrare, documentele însoțitoare, recepția și facturarea. Înainte de acest proiect, tot acest lanț funcționa pe baza unor PDF-uri primite pe e-mail, a unor fișiere Excel paralele, a foilor tipărite și a introducerii repetate a datelor. Graffino a construit platforma la comandă care l-a transformat într-un singur flux operațional.
Clientul
Clientul este un producător de panificație și patiserie cu comenzi recurente, mai multe tipuri de clienți și o operațiune de livrare în care viteza și acuratețea nu sunt preferințe — sunt produsul în sine. Compania procesează, estimativ, 600–1,500 de comenzi pe lună, iar fiecare dintre ele se propagă prin vânzări, producție, calitate, logistică, transport, contabilitate și operatorii de birou care lucrează în ture.
Fiecare client venea cu particularitatea lui: alte platforme, alte formate de documente, alte moduri de lucru. Unii aveau integrări cu platforme terțe; alții trimiteau corecții pe hârtie — sau ca fotografie a unui aviz de livrare modificat de mână.
Provocarea
Aceeași comandă era rescrisă iar și iar în drumul ei prin companie: citită dintr-un PDF, introdusă într-un Excel, consolidată într-un Excel central mai mare, copiată într-un fișier separat „Rute" pentru șoferi, apoi introdusă încă o dată în sistemul de contabilitate. Foile tipărite purtau informația între birou și producție. Frecușul de zi cu zi:
La o rată de eroare estimată de 2–4%, asta însemna 30–60 de corecții operaționale pe lună — cantități greșite, loturi asociate greșit, rute depășite — și, aproximativ, €4,000–€7,000/lună în cost administrativ manual.
„O comandă nu este o linie într-un fișier Excel. Este punctul de plecare al producției, logisticii, transportului și facturării — iar când se modifică târziu, tot lanțul trebuie să se modifice odată cu ea."
Abordarea
Un instrument generic de gestiune a comenzilor ar fi rezolvat o felie din problemă și ar fi bătut în cuie rigiditatea peste tot în rest. Această operațiune avea particularități reale — comenzi care soseau în formate diferite, clienți pe platforme diferite, modificări frecvente, o legătură directă de la comandă la loturile de producție, paleți și rute. Platforma trebuia modelată în jurul lor.
Ce am construit
Comenzile sosesc prin integrări cu platformele terțe ale clienților — reducând dependența de PDF-urile trimise pe e-mail și de introducerea manuală chiar de la primul pas.
Fiecare comandă stă într-o singură aplicație, într-un singur format — gata cu fișierele Excel individuale consolidate manual într-un Excel central mai mare.
Comenzile consolidate devin baza directă pentru planificarea producției, înlocuind gimnastica cu fișiere Excel care preceda fiecare zi de producție.
Loturile de producție se generează dintr-un clic, din datele comenzilor în timp real — nu se asamblează din fișiere care poate sunt deja depășite.
Când o comandă se modifică, sistemul recalibrează loturile afectate. Cea mai mare sursă de muncă manuală și de întârzieri, preluată de platformă.
Comenzile sunt grupate pe paleți automat, în interiorul platformei, oferind logisticii o imagine clară și actuală pentru pregătirea livrărilor.
Datele de care are nevoie producția sunt generate automat din platformă — mai puțină dependență de foile tipărite care circulă de la birou în hală.
Fișierul „Rute" al șoferilor — puncte de livrare și cantități pentru fiecare oprire — este configurat și generat din același flux centralizat ca tot restul.
În interiorul fluxului
Înainte / după
| Zonă | Înainte | După |
|---|---|---|
| Preluarea comenzilor | PDF-uri primite pe e-mail | Comenzi preluate și centralizate în platformă |
| Introducerea datelor | Manuală, în Excel, apoi reintrodusă mai departe | Automatizată sau controlată în aplicație |
| Consolidare | Un Excel central întreținut manual | O singură platformă |
| Planificarea producției | Pe bază de fișiere Excel | Făcută în aplicație |
| Loturi | Generate din fișiere manuale | Generate dintr-un clic |
| Modificări de comandă | Propagate manual peste tot | Loturile se recalibrează automat |
| Paleți | Organizați manual | Grupați automat în platformă |
| Rute | Un fișier Excel separat | Configurate și generate din aplicație |
| Documente | Avize standard plus corecturi manuale | Mai curate, mai consecvente, cu date de document automate |
| Vizibilitate | Fragmentată între fișiere și oameni | Centralizată pentru toate cele șase echipe |
| Audit | Limitat (aproape inexistent) | Audit complet la fiecare operațiune |
| Risc de eroare | Ridicat — reintroducere manuală la fiecare pas | Redus și ținut sub control |
Rezultate
Estimări de lucru din baza de cunoștințe a proiectului — construite pe fluxul observat, volume modelate și un cost intern complet încărcat de €10–€12/oră. Păstrate intenționat sub formă de intervale.
Timpul acela însemna introducere de date, verificări încrucișate, corecții și alergat după ultima versiune a unei comenzi — acum e capacitate de producție.
Timp administrativ per comandă
De la 15–25 de minute de muncă manuală cumulată per comandă, la 3–8 minute.
Economii lunare directe
Costul orelor administrative care nu se mai consumă pe reintroducere, verificare și sincronizarea fișierelor.
Modificări de comandă gestionate
O modificare de ultim moment durează acum 5–10 minute în loc de 25–45 — pentru estimativ 150–220 de modificări pe lună.
Corecții operaționale
Rata de eroare, modelată să scadă de la 2–4% din comenzi la 0.5–1.5% odată cu eliminarea reintroducerii.
Impact operațional lunar
Timp economisit, mai puține corecții, modificări mai rapide și o coordonare internă mai ușoară, la un loc.
Impact anualizat
Valoarea anuală estimată a mutării unui flux de producție critic de pe fișiere Excel, PDF-uri și foi tipărite.
De ce contează
Descrierea corectă a acestui proiect nu este „un instrument de gestiune a comenzilor". Este o platformă la comandă pentru digitalizarea fluxului operațional dintre comenzi, producție, logistică și documente într-o fabrică de panificație în plină activitate — una în care informația era reconstruită din fișiere Excel, hârtie și memorie, iar acum stă într-un sistem din care citește fiecare echipă.
Tiparul se regăsește peste tot. Orice producător ale cărui comenzi pun în mișcare producția și livrarea — industrie alimentară, FMCG, distribuție de produse proaspete, orice fabrică cu loturi, paleți și rute — are o variantă a aceleiași probleme: comanda se schimbă, iar oamenii plătesc prețul. Aceleași principii operaționale o rezolvă.
Operațiunea ta încă funcționează pe fișiere Excel și foi tipărite?
Construim platforme la comandă în jurul modului în care funcționează efectiv operațiunea ta — comenzi, producție, logistică și documente într-un singur flux. Spune-ne unde e frecușul.