Migro avea deja o aplicație internă funcțională — dar, în fiecare zi, echipa pierdea între una și două ore de persoană cu introducerea manuală a datelor, sarcini împrăștiate, traduceri improvizate și un adevărat dans al căutării prin fișiere ori de câte ori suna un client. Graffino a reconstruit nucleul operațional al afacerii: o platformă centralizată, cu gestionarea sarcinilor în Kanban, facturare automată, rapoarte în funcție de rol și o fișă a clientului care se deschide singură în momentul în care sună telefonul. Câștigul depășește orele economisite — un proces mai rapid și automatizat îi ține pe clienții Migro în mișcare, în loc să renunțe la jumătatea recuperării, și eliberează echipa să preia mai mulți dintre ei. Într-o afacere cu comision per dosar finalizat, asta înseamnă venituri.
Membru în DeutscherAnwaltVerein
Membru în Baroul Koblenz
Clientul
Migro îi ajută pe românii care au lucrat în Germania să-și recupereze impozitul pe venit și alocația pentru copii. Din exterior, produsul pare simplu — nu plătești nimic în avans și recuperezi în medie ~€1,785 per client pe an — dar realitatea din back-office e cu totul alta. Fiecare client înseamnă un dosar, documente justificative, traduceri, actualizări de status, sarcini interne și, în cele din urmă, o factură.
Într-o lună obișnuită, echipa duce la capăt aproximativ 500–700 de dosare, 1,500–2,000 de apeluri telefonice, 300–400 de facturi și 2,000–3,000 de sarcini interne, cu un nucleu direct afectat de 5–10 angajați operaționali, contabili, personal în relația cu clienții și parteneri externi. Când sistemul încetinește, fiecare dintre aceste cifre încetinește odată cu el.
Specialiști pe GermaniaSingura firmă din RO cu avocat german în echipă
Impozit pe venitRecuperabil pentru 2022–2026
Alocație pentru copiiRecuperabilă pe ultimele 6 luni
13+ aniDe experiență în recuperări
19% comisionPerceput doar după recuperare
Provocarea
Migro avea deja o aplicație internă — dar era construită pentru evidențe de bază, nu pentru o operațiune de procesare a dosarelor la volumul de mai sus. Echipa acoperea golurile în singurul mod în care putea: cu Excel, mesaje informale, notițe, poze trimise prin Google Translate și instrumente care nu comunicau între ele.
Piedicile de zi cu zi se adunau:
Pentru cei 5–10 angajați direct afectați și aproximativ 22 de zile lucrătoare pe lună, asta însemna, estimativ, 160–320 de ore pe lună petrecute cu muncă manuală sau prost structurată — un cost operațional real de circa €2,000–€3,500 pe lună, plus alți €500–€1,200 pierduți din cauza erorilor și corecturilor care ar fi putut fi evitate.
„Decizia n-a venit dintr-o inițiativă abstractă de digitalizare. A venit dintr-o nevoie operațională clară: echipa pierdea timp, sistemul era limitat, iar erorile afectau productivitatea."
Abordarea
Graffino livrase anterior site-ul public al Migro, așa că parteneriatul a pornit de la o încredere deja construită. Această încredere a modelat tema proiectului: nu schimba platforma de dragul schimbării — repară părțile care încetinesc activ echipa și leagă-le într-o coloană vertebrală operațională coerentă.
Colaborarea a urmat procesul de consultanță cumulativ, în trei pași, al Graffino — și tocmai consultanța, nu doar codul, a mișcat cifrele:
Ce am construit
Am reconstruit suprafața de lucru de zi cu zi în jurul modului real în care echipa parcurge un dosar — suport pentru mai multe taburi, navigare mai rapidă, mai puține clicuri per acțiune.
Am reorganizat clienții, dosarele, documentele, sarcinile și facturile în relații mai clare, astfel încât contextul să urmeze utilizatorul, în loc să fie vânat.
Am înlocuit mesajele și notițele improvizate cu un panou în care fiecare sarcină are un responsabil, o etapă și un status vizibil — gata cu „a făcut cineva asta?"
O interfață regândită, potrivită pentru sesiuni lungi de lucru: densitate mare de informație, fără zgomot vizual, cu identitatea de brand păstrată consecvent.
Am eliminat bucla manuală de generare și încărcare. Facturile ajung acum direct din dosar în sistemul de facturare, în starea corectă și cu datele corecte.
O evidență automată a ce a făcut fiecare angajat și când. Echipa are un istoric clar pentru fiecare dosar; conducerea are realitatea, nu estimări.
Rapoartele pentru care un manager petrecea ore în Excel se generează acum singure, adaptate rolului potrivit și feliei potrivite de activitate.
Când sună un client, platforma îi deschide automat fișa. Operatorul răspunde deja în context — fără să deruleze, fără să caute.
Înainte / după
| Aspect | Înainte | După |
|---|---|---|
| Sistem intern | Funcțional, dar limitat | Modernizat, mai ușor de folosit |
| Accesul la dosare | Căutare manuală la fiecare apel | Se deschide automat la apelul primit |
| Gestionarea sarcinilor | Mesaje și notițe informale | Panou Kanban cu responsabil clar |
| Structura datelor | Fragmentată între sisteme | Relații mai clare între entități |
| Facturare | Generare și încărcare manuală | Integrată cu software-ul de facturare |
| Raportare | Făcută manual în Excel | Automată, în funcție de rol |
| Activitatea angajaților | Vizibilitate limitată | Jurnal de activitate continuu |
| Prospecți | Copiați manual între sisteme | Dependență manuală redusă |
| Comunicare | Informală și fragmentată | Structurată prin sarcini |
| Dependența de Excel | Ridicată | Semnificativ redusă |
| Riscul de erori | Ridicat | Mai mic și mai bine controlat |
| Vizibilitatea pentru conducere | Limitată | În timp real pentru activitate, volum de muncă, performanță |
| Răspunsul către client | Căutare manuală a contextului | Răspuns mai rapid și mai contextual |
Rezultate
Estimări de lucru construite din volume observate, măsurători de timp per activitate și un cost intern complet de €8–€12 pe oră — păstrate intenționat ca intervale, pentru că exact atât livrează platforma, conservator, în producție.
ORE RECUPERATE PE LUNĂ (SCENARIUL MAXIM)
Până la 2 ore recuperate per angajat pe zi, la nivelul echipei direct afectate — aproximativ 160–320 de ore în fiecare lună, în funcție de scenariul pe care îl modelezi.
Timp economisit la nivelul echipei
1–2 ore recuperate per angajat pe zi, pentru 5–10 angajați direct afectați și ~22 de zile lucrătoare.
Economii lunare directe
Pur costul timpului operațional care nu mai e cheltuit pe introducerea datelor, căutări, facturare manuală și raportare.
Reducerea erorilor operaționale
De la 20–50 de corecturi pe lună la 10–25 — mai puține sarcini uitate, mai puține facturi greșite la tastare, mai puțin context pierdut.
Impact lunar indirect
Timp recuperat din clarificarea, refacerea și actualizarea informațiilor după greșeli care ar fi putut fi evitate.
Capacitate eliberată per angajat
Aceeași echipă poate prelua mai multe dosare fără ca numărul de angajați să crească în pas cu cererea.
Impact operațional anualizat
Combinând timpul economisit, erorile evitate și coordonarea mai ușoară — proiectul se amortizează în aproximativ 7–16 luni.
De la clienții lor, înapoi la venituri
Modelul de afaceri al Migro are în el un adevăr dur: comisionul se percepe doar după o recuperare reușită. Un client care se enervează așteptând la telefon, căruia i se cere să retrimită documentele de două ori sau al cărui dosar se blochează pe tăcute între echipe nu e o simplă neplăcere — este venit care pleacă la jumătatea procesului. Înainte de platformă, această fricțiune era invizibilă și nemăsurată. Munca Graffino a atacat-o la fiecare pas din parcursul clientului:
| Ce am automatizat | Ce simte clientul Migro | Ce înseamnă pentru veniturile Migro |
|---|---|---|
| Fișa se deschide la apelul primit | Un răspuns în câteva secunde — fără așteptare cât timp un operator caută | Mai puțini clienți frustrați care abandonează la jumătatea procesului |
| Sarcini structurate & jurnal de activitate | Niciun dosar nu se blochează pe tăcute între echipe sau ture | Mai multe dosare ajung la final — și la comision |
| Date mai curate, mai puține reintroduceri manuale | Documentele sunt cerute o singură dată, actele corecte din prima | Mai puțin efort din partea clientului, mai puține abandonuri tăcute |
| Facturare & flux de documente automatizate | Recuperarea se finalizează — și se plătește — mai repede | Timp mai scurt per dosar, flux de numerar mai rapid |
| 12–25% capacitate eliberată per angajat | Clienții noi sunt preluați, în loc să fie refuzați | Mai multe dosare în paralel, fără angajări noi |
Puse cap la cap, procesul automatizat crește veniturile Migro pe trei fronturi deodată: volum — aceeași echipă servește mai mulți clienți; conversie — mai puțini clienți renunță la jumătatea unui proces care acum avansează vizibil; și viteză — fiecare dosar finalizat, și comisionul din spatele lui, sosește mai devreme. Povestea eficienței e reală, dar asta e cea mai importantă: un back-office care a încetat să mai piardă clienți.
Cazuri de utilizare noi
Ce a funcționat pentru Migro este un proces repetabil, cumulativ, în trei pași — iar o colaborare poate începe din stadiul în care se află afacerea ta.
Măsurăm cum funcționează de fapt operațiunea ta — volume, timp per activitate, rate de eroare și costuri reale. Îți știi deja cifrele? Sari mai departe.
Restructurăm fluxul în jurul unei singure surse de adevăr — mai rapid și mai eficient încă înainte să scriem o singură linie de cod.
Construim platforma la comandă care fixează procesul regândit — automatizare, integrări și vizibilitate în timp real.
De ce contează
Platforma Migro este acum un sistem operațional la comandă pentru digitalizarea dosarelor, sarcinilor, facturării, raportării și suportului pentru clienți într-o afacere B2C cu multe documente. Echipa petrece mai puțin timp vânând informații și mai mult timp pe munca ce chiar duce un dosar mai departe. Conducerea vede ce se întâmplă în timp real, în loc să aștepte un fișier Excel luni dimineața.
Modelul se poate replica. Orice companie de servicii care procesează multe dosare, gestionează sarcini administrative recurente, poartă o comunicare intensă cu clienții și are nevoie să crească fără să devină haotică — firme de contabilitate, case de avocatură, agenții de recuperare a creanțelor, recrutare, consultanță în imigrare — are o versiune a aceleiași probleme pe care o avea Migro. Aceleași principii operaționale o rezolvă.
Ai un proces care și-a depășit instrumentele?
Proiectăm platforme la comandă care transformă operațiuni manuale și fragmentate în fluxuri de lucru structurate și măsurabile. Spune-ne unde apar piedicile — îți arătăm cât te costă.